Data de intrare în vigoare: 01 martie 2025 Data publicării: 28 februarie 2025

Această Politică de Confidențialitate („Politica” sau „Politica de Confidențialitate”) descrie modul în care aplicația My Town („My Town” sau „Platforma”) colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale utilizatorilor. Documentul extinde și unifică referințele privind confidențialitatea și protecția datelor incluse în:

1. Condițiile de Colaborare
2. Termeni și Condiții Clienți (UAT/Instituția)
3. Termeni și Condiții Utilizatori Finali (Cetățeni/Rezidenți)
4. Termeni și Condiții Utilizatori Minori

Politica se întemeiază pe legislația națională și europeană aplicabilă, în special pe Regulamentul General privind Protecția Datelor (UE) 2016/679 („GDPR”), și are scopul de a asigura o informare clară, transparentă și coerentă a tuturor persoanelor vizate cu privire la prelucrarea datelor în My Town.

1.CINE SUNTEM

1.Operator de Date

Instituția (UAT): Este entitatea administrativ-teritorială care acționează în calitate de operator de date cu caracter personal (în sensul GDPR). UAT stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor personale, fiind responsabilă de conformitatea legală a prelucrărilor.

2.Împuternicit

Furnizorul (Advanced Community Software SRL): Entitatea juridică ce furnizează serviciul My Town către UAT. Acesta acționează în calitate de împuternicit (procesor de date), prelucrând datele la instrucțiunile UAT și în conformitate cu legislația în vigoare.

3.Sub-procesator

Zoho Corporation BV („Zoho”): Furnizează infrastructura cloud și serviciile tehnologice necesare pentru funcționarea My Town, fiind, la rândul său, sub-procesator, cu respectarea standardelor GDPR și a acordurilor relevante încheiate cu Furnizorul. 

2.CE DATE COLECTĂM

1.Categorii de Date cu Caracter Personal

În funcție de rolul și interacțiunile dumneavoastră cu My Town, pot fi colectate și prelucrate:

a)Date de Identificare

Nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă(domiciliu/reședință), date asociate asociațiilor de proprietari (acolo unde este cazul).

b)Date de Autentificare

Informații referitoare la contul de utilizator (username, parolă), istoricul de logare și elementele aferente menite să asigure securitatea și prevenirea accesului neautorizat.

c)Date de Utilizare

Istoricul cererilor și reclamațiilor depuse, modul de interacțiune cu Platforma (forumuri, evenimente, notificări), tranzacții, etc.

d)Date despre Minori

Vârstă, date de contact și datele părintelui/tutorelui, colectate doar dacă este necesar pentru validare și gestionare a contului Minorului, în baza „Termeni și Condiții Utilizatori Minori”.

e)Date Financiare

Informații limitate (ID tranzacție sau referințe de plată) privind plățile online de taxe și servicii, fără a stoca date card bancar.

f)Cookie-uri și Tehnologii Similare

Identificatori unici, loguri de sesiune, preferințe de navigare, utilizate pentru optimizarea și personalizarea Platformei.

2.Principiul Minim al Colectării de Date

Atât Instituția (UAT), cât și Furnizorul colectează numai datele strict necesare pentru îndeplinirea serviciilor publice și asigură reducerea la minimum a volumului de date cu caracter personal. 

3.TEMEIUL LEGAL ȘI SCOPURILE PRELUCRĂRII

1.Temeiuri Legale

• • Consimțământ: Utilizat în special pentru înscrierea și validarea Minorilor (12–18 ani) și, unde este cazul, pentru servicii specifice (ex. anumite module opționale) ce necesită acord explicit.
  • Executarea unui Contract: Datele sunt prelucrate pentru furnizarea serviciilor de e- guvernare și de management comunitar, în baza Contractului de Drepturi de Utilizare Software dintre UAT și Furnizor, precum și a relației dintre UAT și cetățeni (Utilizatori Finali al My Town).
  • Obligație Legală: Instituția (UAT) poate fi obligată să prelucreze anumite date în temeiul legislației administrative (ex. arhivare, raportare, etc).
  • Interes Legitim: Pentru a asigura securitatea Platformei, optimizarea serviciilor, prevenirea fraudei și gestionarea eficientă a resurselor, respectând drepturile și libertățile persoanelor vizate.

2.Scopurile Prelucrării

a)Furnizarea Serviciilor Publice Digitale

My Town facilitează dialogul și colaborarea între cetățeni, asociațiile de proprietari și administrația locală (include entitățile subordonate), unificând gestionarea cererilor și petițiilor, fără a se limita la acestea.

b)Managementul Solicitărilor

UAT primește, înregistrează și soluționează cereri, reclamații ori solicitări deservicii publice printr-un sistem centralizat, generând transparență și eficiență.

c)Interacțiunea Comunitară

Secțiuni dedicate forumurilor, anunțurilor, evenimentelor comunitare și platformelor de discuții pe grupuri și nu numai, pentru a promova cooperarea și colaborarea locală.

d)Analiză și Optimizare

Datele pot fi utilizate în formă agregată/anonimizată pentru a îmbunătăți modul de funcționare a Platformei și a serviciilor publice asociate.

e)Plăți Online

Colectarea unor date tranzacționale minime pentru facilitarea plății taxelor, impozitelor sau altor servicii, prin intermediul procesatorilor autorizați.

4.STOCAREA ȘI DURATA DE PĂSTRARE A DATELOR

1.Locația și Securitatea Stocării

Datele personale sunt stocate în cloud, în centre de date situate în Uniunea Europeană puse la dispoziție de Zoho Corporation BV („Zoho”), cu respectarea standardelor GDPR și a acordurilor relevante încheiate de acesta cu Furnizorul. În aceste centre de date sunt implementate măsuri de securitate, precum criptarea transferurilor (HTTPS/TLS), gestionarea rolurilor și monitorizare continuă a log-urilor.

2.Durata de Păstrare

• • Conturi Adulți: Datele se păstrează cât timp contul de utilizator rămâne activ și, ulterior, strict în scopul îndeplinirii obligațiilor legale de arhivare sau dovadă (ex. termene administrative).
  • Conturi Minori: Datele sunt păstrate pe Platformă atât timp cât există acordul părintelui/tutorelui ori până la împlinirea vârstei de 18 ani. Retragerea consimțământului parental poate determina ștergerea contului, cu excepția cazurilor în care legea impune păstrarea unor date.
  • Loguri Tehnice: Se mențin pentru o perioadă determinată în scop de audit, securitate și diagnosticare.

5.DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

Persoanele vizate (inclusiv Minorii, prin reprezentant legal) beneficiază de următoarele drepturi, consfințite de GDPR:

1. 1. Dreptul de Acces: Vă permite să obțineți informații despre prelucrările efectuate și să solicitați o copie a datelor personale.
   2. Dreptul la Rectificare: Aveți dreptul să cereți corectarea informațiilor inexacte sau completarea datelor incomplete.
   3. Dreptul la Ștergere („Dreptul de a fi uitat”): Puteți solicita ștergerea datelor atunci când nu mai există un temei legal pentru prelucrare ori în alte situații prevăzute de lege.
   4. Dreptul la Restricționare: În anumite circumstanțe (ex. contestarea exactității datelor), puteți solicita limitarea temporară a prelucrării.
   5. Dreptul la Portabilitate: Aveți posibilitatea să obțineți datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, pentru a le transfera unui alt operator.
   6. Dreptul la Opoziție: Puteți contesta prelucrarea bazată pe interes legitim, în măsura în care drepturile și libertățile dvs. prevalează.
   7. Drepturi specifice Minorilor: Exercitate de părinte/tutore până la 18 ani. Acordul parental poate fi retras oricând, determinând închiderea contului Minorului, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare.

Cum vă puteți exercita drepturile?

• • Contactați direct Instituția (UAT), în calitate de operator de date. Datele de contact oficiale vor fi publicate în Platformă.
  • Pentru aspecte tehnice, Furnizorul poate fi contactat la privacy@mytown.ro. Instituția (UAT) se obligă să răspundă în termenul legal (30 de zile lucrătoare, cu posibilitate de prelungire motivată).

6.MINORI ȘI PROTECȚIA DATELOR

1.Condiții de Acces

Minorii (12–18 ani) pot utiliza Platforma numai cu acordul expres al părintelui/tutorelui, deja înregistrat / validat ca utilizator final. Reglementările detaliate sunt prevăzute în „Termeni și Condiții Utilizatori Minori”.

2.Retragerea Consimțământului

Părintele/Tutorele poate retrage acordul oricând, contul Minorului fiind suspendat sau șters, cu excepția cazurilor în care legea impune păstrarea unor date.

7.MĂSURI DE SECURITATE

1. 1. Control al Accesului și Gestionării Datelor și Responsabilităților Bazat pe Rol: Numai personalul autorizat de la UAT și Furnizor poate accesa date corespunzătoare atribuțiilor lor. Astfel, accesul la date este permis exclusiv personalului autorizat din cadrul UAT și al Furnizorului, dacă este invitat de Administratorul Principal, în conformitate cu atribuțiile specifice ale fiecărui rol. Fiecare utilizator cu rol de administrare va primi acces doar la date, manuale și funcționalități corespunzătoare nivelului său de responsabilitate.
   2. Protecție la Nivel de Transfer și Stocare: Se utilizează criptarea conexiunilor (HTTPS/TLS) și mecanisme de autentificare puternică.
   3. Monitorizare, Audit și Log-uri: Activitatea din Platformă este stocată pentru o anumită perioadă, asigurând posibilitatea de investigare și audit.
   4. Actualizări Periodice: Se efectuează evaluări de securitate și revizii ale politicilor, pentru a respecta cerințele GDPR și bunele practici.

Suplimentar, My Town asigură utilizatorii de:

• • Protecția Tehnică
  • Criptarea datelor în tranzit (HTTPS/TLS) și, unde este cazul, criptarea la repaus în bazele de date.
  • Sisteme firewall, detecție/prevenire a intruziunilor și monitorizare continuă a logurilor.

Protecția Organizațională

• • Acces bazat pe roluri și permisiuni, stabilite de Administratorii Principali (UAT).
  • Politici interne de confidențialitate și instruire a personalului.

Actualizări și Mentenanță

• • Furnizorul (Advanced Community Software SRL) asigură actualizări regulate ale Platformei, rezolvând prompt eventualele vulnerabilități de securitate.

8.COOKIE-URI ȘI TEHNOLOGII SIMILARE

1.Scop

Cookie-urile îmbunătățesc experiența utilizatorilor, permițând reținerea preferințelor și personalizarea interfeței.

2.Gestionare

Dezactivarea cookie-urilor prin setările browserului poate limita anumite funcționalități esențiale ale My Town.

9.TRANSFERUL DATELOR CĂTRE TERȚI

1.Parteneri și Servicii Externe

Pentru anumite funcționalități (ex. procesare plăți, e-mail, servicii de suport), pot fi implicate entități terțe. UAT și/sau Furnizorul semnează acorduri de confidențialitate și securitate cu aceste entități, asigurând conformitatea GDPR.

2.Obligații Legale

Datele pot fi divulgate autorităților publice ori altor entități, când legislația națională o impune (ex. solicitări oficiale, investigații, arhivare). Putem dezvălui date personale dacă suntem obligați prin lege, hotărâre judecătorească sau solicitare oficială a organelor abilitate.

3.Transfer Internațional

Datele sunt procesate în principal pe teritoriul Uniunii Europene. Dacă, în mod excepțional, are loc un transfer în afara UE, se aplică garanții adecvate (ex. Clauze Contractuale Standard) pentru a asigura protecția datelor. 

10.TERMENI SUPLIMENTARI DE PROTECȚIE

Pentru a proteja mai bine My Town și asigura o conformitate sporită cu principiile GDPR, se pot aplica următoarele principii:

1. Delimitarea Rolurilor și Responsabilităților

• • UAT este Operator, Furnizorul este Împuternicit. Fiecare parte are obligația de a respecta Contractul de Drepturi de Utilizare Software și, fără a fi obligați, eventuale acorduri suplimentare de prelucrare a datelor.

2. Corectitudinea Datelor Introduse

Fiecare utilizator (cetățean, părinte/tutore, reprezentant UAT) este responsabil pentru introducerea de date actuale și legale. My Town nu răspunde pentru date abuzive sau inexacte introduse de terți.

3. Log de Acces și Evenimente

My Town menține o evidență internă a acțiunilor (log-uri) pentru scopuri de audit, investiții în caz de suspiciuni de fraudă sau litigii, și pentru a certifica trasabilitatea acțiunilor.

4. Reprezentarea UAT

• • Instituția/ UAT folosește My Town doar în scopuri de interes public și administrare locală. Orice altă utilizare contrară (ex. marketing comercial, fără temei) este interzisă.

11.ACTUALIZAREA POLITICII DE CONFIDENȚIALITATE 

Ne rezervăm dreptul de a modifica această Politică pentru a reflecta schimbări legislative, cerințe ale autorităților sau ajustări ale procedurilor interne. Orice modificare semnificativă va fi notificată prin Platformă și/sau e-mail, cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare.

Continuarea utilizării My Town după data aplicării modificărilor constituie acceptarea Politicii revizuite. Dacă nu sunteți de acord cu noile prevederi, puteți solicita dezactivarea contului și/sau ștergerea datelor, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare.

12.CONTACT

Pentru orice întrebări, nelămuriri sau solicitări privind prelucrarea datelor personale, vă încurajăm să contactați:

• • Instituția (UAT) în calitate de operator de date, la adresa publicată în Platformă și/sau în Regulamentul Comunitar UAT.
  • Furnizorul (Advanced Community Software SRL), în calitate de împuternicit, pentru aspecte tehnice ce țin de drepturile tale:
    • E-mail: privacy@mytown.ro

13.DISPOZIȚII FINALE

Această Politică de Confidențialitate face parte integrantă din ansamblul documentelor juridice care reglementează utilizarea My Town, alături de:

• • Condițiile de Colaborare
  • Termeni și Condiții Clienți (UAT/Instituția)
  • Termeni și Condiții Utilizatori Finali (Cetățeni/Rezidenți)
  • Termeni și Condiții Utilizatori Minori

Prin continuarea utilizării My Town, confirmați că ați citit, ați înțeles și sunteți de acord cu prezenta Politică de Confidențialitate și cu prelucrarea datelor dumneavoastră în condițiile enunțate.

Vă mulțumim și vă dorim o experiență plăcută în My Town!

Data Intrării în Vigoare: 01 martie 2025

© Advanced Community Software SRL – Toate drepturile rezervate.